چطوری امکان ویرایش فایل رو از بین ببریم

بسیاری از کاربران با این مشکل مواجه هستند که می‌خواهند فایل Word خود را به اشتراک بگذارند اما نمی‌خواهند کسی آن را ویرایش کند. خوشبختانه در خود Word قابلیت‌هایی وجود دارد که بدون نیاز به تبدیل فایل به PDF، امکان ویرایش را محدود یا کاملاً غیرممکن می‌کند.

در ادامه روش گام‌به‌گام توضیح داده شده است:

۱. باز کردن منوی اطلاعات فایل

1. فایل Word خود را باز کنید

2. از نوار بالای صفحه، روی File کلیک کنید

3. گزینه Info را انتخاب کنید

در این بخش می‌توانید تنظیمات محافظت از فایل را مشاهده و اعمال کنید.

۲. دسترسی به گزینه Protect Document

1. در بخش Info، روی آیکون Protect Document کلیک کنید

2. منویی باز می‌شود که چندین گزینه برای محافظت از فایل ارائه می‌دهد

این گزینه‌ها شامل Encrypt with Password و Restrict Editing هستند.

۳. محدود کردن ویرایش با رمز عبور

گزینه اول: Encrypt with Password

• با انتخاب این گزینه، برای هر بار باز کردن فایل نیاز به وارد کردن رمز عبور خواهید داشت

• پس از انتخاب، پنجره‌ای باز می‌شود که باید رمز عبور مورد نظر را وارد کرده و تایید کنید

این روش فایل شما را کاملاً محافظت می‌کند و بدون رمز امکان دسترسی وجود ندارد.

گزینه دوم: Restrict Editing

• این گزینه امکان ویرایش فایل را غیرممکن می‌کند اما برای باز کردن فایل نیاز به رمز عبور ندارد

• پس از انتخاب، ستونی در پنجره Word نمایش داده می‌شود که شامل سه بخش است:

  1. Allow only this type of editing in the document → نوع ویرایش را محدود کنید

  2. Exceptions (optional) → اگر می‌خواهید برخی کاربران خاص ویرایش کنند، آن‌ها را اضافه کنید

  3. در بخش Start enforcement روی Yes, Start Enforcing Protection کلیک کنید

با این روش فایل برای اکثر کاربران غیرقابل ویرایش خواهد بود و فقط افرادی که رمز را دارند می‌توانند تغییر ایجاد کنند.

نکات مهم

• رمز عبور را فراموش نکنید: اگر رمز عبور Encrypt with Password را فراموش کنید، امکان دسترسی به فایل غیرممکن خواهد شد

• Restrict Editing انعطاف بیشتری دارد: برای مواقعی که می‌خواهید فایل قابل مشاهده باشد اما ویرایش محدود شود، مناسب است

• هر دو روش می‌توانند همزمان استفاده شوند: اگر می‌خواهید امنیت و حفاظت کامل داشته باشید

جمع‌بندی

بدون نیاز به تبدیل فایل به PDF، می‌توانید با ابزارهای داخلی Word فایل خود را محافظت کنید:

• Encrypt with Password → محافظت کامل با نیاز به رمز عبور

• Restrict Editing → محدود کردن ویرایش بدون نیاز به رمز عبور

این قابلیت‌ها برای کاربران حرفه‌ای، دانشجویان و افرادی که اسناد حساس دارند بسیار کاربردی است.